Desarrollo de la auditoría
El artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención indica que la auditoría del sistema de prevención:
- es un instrumento de gestión,
- que ha de incluir una evaluación
sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de
prevención,
- y que deberá ser realizada de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores.
El proceso de auditoría puede diferir en función de cual sea la entidad auditora que la realice, pero en general, comprenderá tres fases:
- Preparación de la auditoría.
- Realización de la auditoría.
- Informe de la auditoría.
1. Preparación de la Auditoría
Antes de llevar a cabo una auditoría del sistema de prevención de riesgos laborales en los términos contemplados en el Reglamento de los Servicios de Prevención se hace necesario que por parte del auditor y de la empresa auditada se proceda a una preparación previa de la misma.
Inicialmente habrá de seleccionarse a la entidad auditora que va a realizar la auditoría 1. Una vez seleccionada, se preparará toda la documentación que pueden precisar los auditores, y que podría ser:
- Información general: Actividad organización
básica y principales procesos de la empresa; Número de trabajadores
fijos, temporales, cedidos por ETT o subcontratados que desarrollan
sus actividades en la empresa y, en su caso, su distribución en los
diferentes centros de trabajo; Convenio colectivo aplicable; etc.
- Información sobre la siniestralidad
en la empresa y su evolución reciente.
- Plan de Prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de los riesgos y planificación
de las actividades preventivas.
- Información sobre la organización de
la prevención: Estructura y funciones, Personal (trabajadores designados
o componentes del Servicio de Prevención) con indicación de su
cualificación, dedicación, medios de que disponen y, en su caso, distribución
en los diferentes centros de trabajo. Recurso a Servicios de Prevención
Externos u otras entidades especializadas.
- Actas de las reuniones del Comité de
Seguridad y Salud.
- Etc.
El auditor remitirá a la empresa un plan de auditoría con calendarios de visitas, personal a entrevistar en cada una de ellas,...
2. Realización de la Auditoría
La auditoría debe comenzar con una reunión con el empresario para presentar el plan de auditoría, conocerse y aclarar los aspectos relacionados el desarrollo de la auditoría. En esta reunión y en entrevistas posteriores el auditor aclarará las dudas que le puedan haber surgido al analizar la documentación recibida, y recabará información sobre algunos de los aspectos a analizar, como:
- Organización preventiva existente.
- Papel de la Dirección en la estructura
preventiva.
- Integración de la prevención en los
distintos niveles jerárquicos de la empresa.
- El plan de prevención de riesgos
laborales, la evaluación de riesgos, la planificación
de la actividad preventiva y cuanta otra información sobre la
organización y actividades de la empresa sea necesaria para el
ejercicio de la actividad auditora.
- Un análisis de campo dirigido a verificar
que la documentación referida en el párrafo anterior refleja
con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa.
Dicho análisis, que podrá realizarse aplicando técnicas
de muestreo cuando sea necesario, incluirá la visita a los puestos
de trabajo.
- Una evaluación de la adecuación
del sistema de prevención de la empresa a la normativa de prevención
de riesgos laborales.
- Sistemas que garanticen el deber de consulta y participación de los trabajadores.
Durante la auditoría el equipo auditor se entrevistará con los representantes de los trabajadores tantas veces como sea necesario, para recabar informaciones de ellos y contrastar las recibidas por parte de la empresa.
Una parte fundamental de la auditoría es comprobar que la evaluación abarca las distintas áreas, actividades y puestos de trabajo de la empresa. Los auditores realizarán visitas a la empresa (visitando un número de centros de trabajo o puestos que sea representativo), y recabarán información sobre:
- Instalaciones de la empresa.
- Fases del proceso productivo (o de prestación de servicios, en su caso).
- Equipos de trabajo utilizados, materiales,
productos y substancias empleadas,...
- Puestos de trabajo existentes (productivos,
de oficinas, mantenimiento, limpieza,...
- Etc.
Durante la visita o visitas a los centros de trabajo,
los auditores podrán solicitar entrevistarse con trabajadores o
mandos de los diferentes puestos. De conformidad con lo previsto en la
Ley de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario deberá
consultar a los trabajadores y
permitir su participación en la realización de la auditoría
según lo dispuesto en el Capítulo V de la citada Ley. En
particular, para la realización de la auditoría el auditor
deberá recabar
información de los representantes de los trabajadores sobre los
diferentes elementos que constituyen el contenido de la auditoría.
Además de estas visitas, se celebraran reuniones donde se analizará sistemáticamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales exigibles, buscando evidencias objetivas para decidir si se ha producido una "no conformidad" (incumplimiento de un requisito legal), para lo que utilizará métodos como:
- Inspección de la documentación.
- Observación física de los procesos, equipos, tareas,...
- Entrevistas con los trabajadores y responsables.
El auditor se planteará preguntas como:
- ¿Quién hizo la Evaluación de Riesgos?
- ¿Cúando se hizo la evaluación? ¿Cuándo se repitió?
- ¿Cuáles son los métodos y criterios de
evaluación?
- ¿Se han planificado las medidas preventivas?
- ¿Existen evidencias de que existan riesgos
no identificados, o mal valorados?
- Etc.
El auditor comprobará la “trazabilidad” del proceso. Por ejemplo, si un determinado puesto contiene un riesgo para el que se proponían unas medidas técnicas, y para el que el trabajador precisaba de una formación especial y unas condiciones determinadas de salud, podrá investigar:
- Cuál ha sido el método de evaluación para este
riesgo en particular.
- Por qué se han elegido estas medidas en concreto, y si son suficientes con respecto a lo exigido por la legislación.
- Si en la planificación aparece incluida la medida
técnica en cuestión.
- Si la medida aparece como ejecutada, podrá comprobarlo
con la observación del propio puesto de trabajo.
- Si la medida precisa de sistemas de control periódico,
verificará si se ha previsto este.
- Si la medida no está ejecutada, verificará que
aparezca con un plazo de inicio, responsable y presupuesto.
- Comprobará si el trabajador ha recibido la formación
que se proponía, solicitando registros documentales, o entrevistando
a los trabajadores que se encuentren en el puesto.
- Comprobará si el servicio de vigilancia de la
salud ha tenido en cuenta este riesgo en la Vigilancia de la Salud de
los trabajadores de estos puestos.
- Etc.
3. Informe de Auditoría
Al final de la auditoría, habitualmente se mantendrá una reunión final con el empresario en la que el auditor explicará el resultado general de la misma, para que el empresario pueda manifestar sus opiniones al respecto, antes de realizar el informe final.
Posteriormente, se elaborará y presentará un Informe de Auditoría donde aparecerán todas las "no conformidades" observadas, describiendo las situaciones que generan el incumplimiento, mencionando las razones legales que lo justifican, calificando su gravedad, y adjuntándose, cuando sea necesario, las evidencias que sustentan la opinión del auditor.
Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores.
El informe de auditoría deberá reflejar los siguientes aspectos:
a) Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
b) Identificación de la empresa auditada.
c) Objeto y alcance de la auditoría.
d) Fecha de emisión del informe de auditoría.
e) Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.
f) Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas.
g) Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos.
h) Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.
i) Firma del responsable de la persona o entidad auditora.
El contenido del informe de auditoría
deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa,
estando prohibida toda alteración o falseamiento de la misma.
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[1] La empresa
auditora tendrá que estar acreditada por la autoridad laboral en todas
las Comunidades Autónomas en las que la empresa tenga centros de trabajo.